Ich möchte die Dokumentation von SEO Arbeit näher beleuchten, da es mir vorkommt, als würde dieses Thema allzu oft unter den Tisch fallen. Jedenfalls wurde bisher noch nicht viel darüber geschrieben. Mit Dokumentation meine ich jedoch nicht die klassische SEO Ergebnisdokumentation à la “über welches Keyword habe ich wieviele Besucher bekommen” oder “wieviele Backlinks habe ich”. Hierfür gibt es ja einige gute Tools auf dem Markt, die unter anderem schon mal vom Seonaut näher beleuchtet wurden.

Mit Dokumentation meine ich hier die Dokumentation der SEO-Projekte, -Prozesse und sonstigen Maßnahmen.

Als Inhouse SEO wird von mir gefordert, dass ich so arbeite, dass meine Arbeit jederzeit aufgrund von Krankheit, Urlaub, Tod, Kündigung etc. durch andere übernommen werden kann (die evtl. auch weniger Fachwissen besitzen). Dies hat zur Folge, dass meine täglichen Arbeitsschritte transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Jeder der in einer Firma mit gut aufgestellter Revision arbeitet wird sich den gleichen Anforderungen gegenüberstehen sehen.

Bei Nicht-Inhouse SEO’s ist die Dokumentation teilweise nicht durch Dritte (Revision) gefordert, jedoch auch anzuraten, da bei mehreren Projekten sonst der Überblick verloren geht und die tägliche Arbeit durch eine saubere Dokumentation erleichtert wird, auch wenn es auf den ersten Blick etwas aufwändiger erscheint. (Stichwort: Wie war das da nochmal vor zwei Jahren bei Seite xy?)

1. Projektmanagement
Hier geht es um das Planen, Steuern und Überwachen von aktuellen SEO Projekten und Subprojekten. Es müssen Projektstände festgehalten werden, sowie geplant und verfolgt werden was die nächsten Steps und Meilensteine sind und wer für was verantwortlich ist. Sprich klassisches Projektmanagement im SEO Bereich.

Software: Eine Projektmanagement Software eignet sich gut um Projekte zu planen, steuern und zu überwachen. Workbench ist z.B. eine Open Source Projektmanagement Software. Ein Projekt definiert sich über einen Start- und Endtermin und gerade der Endtermin fehlt jedoch bei vielen SEO Maßnahmen, da eine ständige Überwachung, Steuerung oder Durchführung notwendig ist und somit ein niemals endender Prozess zustande kommt.

2. Prozessmanagement
Prozessmanagement heisst, SEO Prozesse erfassen, modellieren, visualisieren, analysieren, optimieren und controllen.
Zuallererst müssen SEO relevante Prozesse erfasst werden (z.B. Contentpublikation, Anlegen von Microsites etc.). Daraufhin folgt die Modellierung, Visualisierung, Analyse und Optimierung der betreffenden Prozesse. Beim Controlling geht es darum Prozesse (wird Content SEO gerecht publiziert?) oder auch einmalig durchgeführte Projekte (ist die robots.txt noch vorhanden?) in gewissen zeitlichen Abständen zu überwachen.

Software: Prozesse können mit Software für Prozessdiagramme oder auch Powerpoint dargestellt werden. Erinnerungen zur Überwachung von Prozessen oder abgeschlossenen Projekten lassen sich z.B. im Kalender des E-Mail Programms erfassen.

3. Reporting des Projekt- und Prozessmanagements
Das Projekt- und Prozessmanagement muss dokumentiert werden. Einerseits um Kollegen ein reibungsloses Übernehmen der Tätigkeiten zu ermöglichen, andererseits natürlich auch zu Berichtzwecken.
Unter anderem sollen hiermit die folgenden Fragen schnell und unkompliziert geklärt werden: Welche einmaligen Projekte wurden (in einem gewissen Zeitraum) umgesetzt? Welche dauerhaften Prozesse wurden eingeführt? Welche Projekte und Prozesse sind für die Zukunft geplant? Wie ist grobe Timing?

Software: Reportings müssen aus der eingesetzten Software für Prozess- und Projektmanagement generiert werden.

4. Sammelpool für neue Ideen, Infos, Links etc.
Immer wieder sammelt man neue Ideen, Infos, Bookmarks etc. Diese Daten müssen natürlich irgendwo festgehalten werden, damit sie jederzeit auch Kollegen zugänglich sind.

Software: Wie kann man dies in geeigneter Form aufbereiten und nachhalten? Eine einfache Excel Liste? Hier stösst man schnell an die Grenzen, da viele Daten (Links, Videos, Tutorials, Emails, festgehaltene Ideen etc.) gesammelt werden müssen. Ein Wiki? Schon besser, wenn er richtig angelegt und gepflegt wird. Das Wissensmanagement kann hier also über Social Software wie z.B. Wikis abgebildet werden.

=> Problem
Die eingesetze Software kommuniziert leider nicht miteinander. (Excel, Kalender, Projektmanagement, Wiki) und Aktualisierungen müssen oft an mehreren Stellen durchgeführt werden, was mit einem hohen Zeitaufwand und mit Unübersichtlichkeit verbunden sein kann. Aber im Endeffekt lohnt sich eine ordentliche Arbeitsweise, da man den Überblick behält sowie revisionssicher und nachhaltig arbeitet.

=> Lösungsmöglichkeiten
Habt ihr andere Wege der Dokumentation für euch entdeckt und entwickelt? Wie dokumentiert ihr eure (tägliche) SEO Arbeit? Welche Programme sind bei euch im Einsatz? Ich freue mich auf eure Kommentare und hoffe einen Anstoß zur Diskussion geleistet zu haben!